Description

Votre rôle

La Fédération Wallonie-Bruxelles recherche un assistant administratif (F/H/X) sous contrat APE, à temps plein, pour la direction de la Coordination des Centres sportifs au sein de l’Administration générale du Sport.   

Dans cette fonction, vous serez principalement amené à :

Assurer le secrétariat du Service général des Centres sportifs :

- Traiter le courrier entrant et sortant : rédaction, expédition, etc. ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels vers les personnes et/ou services concerné(e)s ;
- Répondre aux demandes de renseignements venant de nos clients internes et externes ;
- Envoyer des mailings ;
- Soutenir les membres du personnel du Service général dans l’atteinte de leurs objectifs ;
- Participer à la gestion électronique des documents ;
- Classer et archiver les dossiers et documents papiers et informatiques ;
- Etc.

Assurer un soutien administratif :

- Rédiger des notes ou des rapports sur bases d’instructions données en veillant au style et à l’orthographe ;
- Procéder à une relecture et à une correction des textes des brochures ou d’autres documents ;
- Mettre en forme et présenter des dossiers selon les procédures d’usage ;
- Synthétiser des  textes, des articles, etc. ;
- Etc.

Assurer l’organisation et le suivi des réunions :

- Gérer l’agenda des réunions du Service général ;
- Rédiger les convocations, ordre du jour,… ;
- Assurer la préparation logistique des réunions ;
- Rédiger les procès-verbaux des réunions ;
- Établir un tableau de suivi des projets et des décisions prises ;
- Etc.

Soutenir la Direction dans la gestion administrative du personnel :

- Assurer l’envoi des Dimona pour les membres du personnel occasionnel ;
- Établir des tableaux de suivi des différentes demandes de congés, d’absences de toutes natures ;
- Rassembler les formulaires de demandes de titre-repas ;
- Gérer les dossiers de déclaration d’accident du travail ou sur le chemin du travail des membres du personnel occasionnel :
   A la réception de la déclaration, vérifier si celle-ci est bien complétée ;
   Assurer l’encodage de la déclaration ;
   Assurer le suivi des demandes d’indemnisation auprès du partenaire externe ;
   Établir des tableaux de suivi accessibles aux membres du personnel du Service afin de s’assurer d’un partage d’information optimal ;
   …
- Etc.

Dans le cadre de votre fonction, vous serez également amené à remplacer vos collègues en cas d’absence de toutes natures et ce, afin d’assurer la continuité du service.

Cette liste de tâches est non-exhaustive.

Vous avez une question sur la fonction ? simon.verdonck(at)cfwb.be

Rôle du service

L’Administration générale du Sport est un des secteurs de la Fédération Wallonie-Bruxelles et compte plus de 600 personnes aidées de 1.600 moniteurs occasionnels, chargés de créer, animer ou promouvoir un nombre croissant d’activités sportives.

L’ADEPS est présente au niveau local par le biais de :
Ses 18 centres sportifs,
Ses 7 centres de conseil du sport,
Ses 2 dépôts de matériel sportif et de matériel promotionnel

Et par sa collaboration avec :
Une soixantaine de fédérations sportives reconnues,
Les pouvoirs locaux et près de 90 centres sportifs locaux agréés

La Direction de la Coordination des Centres sportifs a pour mission d’assurer, de coordonner et de superviser la gestion administrative, pédagogique et financière des Centres sportifs ainsi que de garantir le respect, par ceux-ci, de la règlementation et des projets pédagogiques.

Profil

Diplôme(s) 

Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS).

Expérience(s) professionnelle(s)

Atout(s)

Une expérience professionnelle dans les domaines suivants constitue un atout pour la fonction :

Gestion administrative des dossiers ;
Rédaction de procès-verbaux ;
Encodage et vérification des données ;
Gestion de l’agenda ;
Gestion des appels.

Compétences évaluées lors de l’entretien de sélection

Compétences spécifiques/techniques :
Bonne capacité à synthétiser des informations
Bonne communication orale
Bonne technique d’expression écrite (Pondérée)
Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word et Excel) (Pondérée)

Compétences génériques/comportementales
Résoudre des problèmes (Pondérée)
Soutenir (Pondérée)
Travailler en équipe (Pondérée)
Agir de manière orienté service
Faire preuve de fiabilité (Pondérée)

Les compétences marquées d’un « Éliminatoire » sont essentielles pour l’exercice de la fonction et doivent impérativement être réussies avec minimum 60%. Sans quoi l’ensemble de l’entretien sera considéré en échec. Les compétences marquées d'un « Pondérée » sont considérées comme importantes pour la fonction. Elles ont donc une valeur plus importante dans le score final.

Vous avez une question sur la procédure ? maite.lenoir(at)cfwb.be/noelia.lopezorviz@cfwb.be